Написание электронных писем и ответ на них составляют неотъемлемую часть работы современного человека. Согласно исследованию, офисные сотрудники проводят в среднем 4,1 часа ежедневно за проверкой электронной почты и написанием электронных писем. 

Несмотря на то что написание электронных писем стало важной частью работы многих из нас, до сих пор многие профессионалы не знают этикета, связанного с электронными письмами и их написанием. 

Ниже мы расскажем о правилах этикета в электронной переписке. 

Ясная, четкая тема письма

Примеры хорошей темы: "Изменение даты встречи", "Вопрос о Вашей презентации", "Предложения к Вашему выступлению". 

Люди часто принимают решение о том, открывать ли письмо, в зависимости от темы, отмечают эксперты. 

Используйте рабочий электронный адрес

Если вы работаете в компании, то необходимо использовать рабочий электронный адрес. 

Но если вы находитесь в поиске работы или работаете на себя, то важно быть очень осторожным с выбором имени для своего электронного ящика. 

Необходимо выбрать имя, которое будет соответствовать вашему личному имени, чтобы получатель точно знал, от кого получает письмо.

Важно избегать следующих названий: "babygirl@..." или beerlover@.... 

Подумайте, прежде чем нажимать "Ответить всем"

Никто не хочет читать сообщения от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. 

Игнорировать такие письма бывает сложно, так как зачастую люди включают оповещения, когда им приходят новые письма. 

И это может отвлекать от работы. Отвечайте всем только тогда, когда это действительно необходимо. 

Используйте блок с подписью

Важно предоставить получателю вашего письма информацию о себе, подчеркивают эксперты. 

Как правило, это включает в себя полное имя, должность, название компании, в которой вы работаете, а также контактные данные – электронная почта и номер телефона. 

Эксперты также подчеркивают, что для подписи необходимо использовать тот же шрифт, размер и цвет текста, что и в остальном письме. 

Используйте профессиональные приветствия

Не используйте разговорные выражения в приветствии. 

Разговорная манера письма воспринимается как отсутствие профессионализма. 

Кроме того, эксперты предостерегают от использования сокращенных имен. 

В электронном письме необходимо использовать полное имя человека, за исключением случаев, когда вы на 100% знаете, что человек предпочитает краткое имя. 

Не стоит часто использовать восклицательные знаки

Если вы используете восклицательный знак, то это предает вашему высказыванию эмоциональную окраску. 

Однако бывает и так, что люди ставят восклицательные знаки в конце предложения. 

Это выглядит непрофессионально и излишне эмоционально. Эксперты предупреждают, что не стоит так делать. 

Будьте осторожны с юмором

Ваша шутка может быть неправильно понята, особенно когда собеседник не видит вашего лица и не слышит тона голоса. 

В профессиональной переписке стоит избегать юмора, за исключением тех случаев, если вы хорошо знаете получателя письма. 

Иногда то, что вам кажется забавным, может не казаться таковым вашему собеседнику. Поэтому, если сомневаетесь, не стоит писать.

Принимайте во внимание тот факт, что люди разных культур говорят и пишут по-разному

Непонимание может легко возникнуть из-за культурных различий между людьми. 

Особенно сильно это проявляется на письме, когда собеседники не видят друг друга. 

Изменяйте свое сообщение так, чтобы получатель понял его правильно. 

Эксперты отмечают, что представители высококонтекстных культур (японцы, арабы, китайцы) предпочитают знать о человеке, прежде чем начинать ведение бизнеса с ним. 

С другой стороны, представители низкоконтекстных культур (немцы, американцы, скандинавы) предпочитают быстро переходить к делу. 

Отвечайте на письма, даже если они были адресованы не вам

Очень сложно отвечать на каждое письмо, которое вы получаете, однако эксперты считают, что стоит постараться. 

Стоит сделать это даже в тех случаях, когда письмо было отправлено вам по ошибке, особенно тогда, когда отправитель ждет ответа. 

Ответ на такое письмо не обязателен, однако будет хорошим тоном ответить на него, особенно если отправитель работает в той же компании, что и вы. 

Вносите правки в каждое письмо

Вряд ли получатель вашего письма оставит без внимания ошибки, которые вы допустили. 

И по этим ошибкам будет складываться впечатление о вас, подчеркивают эксперты. 

Не полагайтесь на автоматические исправления. Читайте и перечитывайте сообщение несколько раз. 

Если есть такая возможность, то стоит перечитать ваше письмо вслух, прежде чем его отправить. 

Вписывайте адрес получателя в последнюю очередь

Если вы не хотите, чтобы ваше письмо по ошибке было отправлено, прежде чем вы его закончили, то важно соблюдать это правило. 

Это хорошая привычка, которая убережет вас от неприятностей. 

Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя

Стоит очень внимательно проверять, какого получателя вы выбрали, прежде чем отправлять письмо. 

Можно легко спутать получателя, что приведет к неприятной ситуации как для вас, так и для получателя письма, отправленного по ошибке. 

Выбирайте классический шрифт

Шрифт Comic Sans и розовый цвет вряд ли можно назвать подходящим выбором для деловой переписки. 

Поэтому важно, чтобы шрифт и цвет были классическими. 

Важное правило: ваши сообщения должны легко читаться. 

Эксперты рекомендуют выбирать Arial, Calibri, или Times New Roman. Если говорить о цвете, то лучше отдать предпочтение черному цвету. 

Будьте внимательны к тону письма

Так как получатель письма не видит вашего лица и не слышит вашего голоса, то он может неправильно интерпретировать написанное вами. 

Именно поэтому эксперты рекомендуют перед отправкой сообщения несколько раз прочитать его вслух. 

И если сообщение кажется слишком грубым или жестким, то стоит изменить его. 

Это важно для того, чтобы избежать непонимания. 

Нет ничего конфиденциального, и важно помнить об этом в письме

Всегда помните о том, что любое письмо, которое было отправлено по электронной почте, может прочитать кто-то другой. 

Поэтому не стоит писать ничего такого, что могло бы в дальнейшем навредить вам или получателю письма